Da Vinci SalonSoftware: functies, kosten en alternatieven

Gepubliceerd : 2026-07-15

Da Vinci SalonSoftware is een Nederlands pakket voor kappers en beautyprofessionals dat afsprakenboek, kassa, online boeken en klantenbestand in één systeem samenbrengt. Het bedrijf zit in Vorden en stelt zelf dat ruim 2.400 salons de software gebruiken. De kernvraag bij zo'n keuze is zelden welke functies er in de folder staan — die lijken bij vrijwel elk pakket op elkaar. De vraag is wat je per maand kwijt bent als je alles meetelt, en of je je klantenbestand meekrijgt wanneer je ooit weggaat. Deze gids behandelt beide punten.

Wat Da Vinci SalonSoftware in de praktijk doet

Het draait om één agenda die je niet meer handmatig hoeft bij te houden. Klanten boeken zelf online op het moment dat het hún uitkomt — vaak 's avonds, wanneer je zelf niet opneemt — en die afspraak staat direct in je boek. Daaromheen zitten een kassa, klantbeheer en de SMARTsalon-omgeving met instructievideo's, bijvoorbeeld over het maken van een verzamelfactuur.

De software werkt op computer, tablet en smartphone. Voor veel Nederlandse salons is de doorslaggevende reden simpeler dan welke functie dan ook: Nederlandstalige ondersteuning en een leverancier die je in dezelfde tijdzone kunt bellen. Dat is geen marketingargument maar een praktisch argument, want software die je op een drukke zaterdag niet aan de praat krijgt, kost omzet.

Voor wie past het — en voor wie niet?

Da Vinci past goed bij kapsalons en beautysalons die een gevestigde, Nederlandstalige oplossing willen en waarde hechten aan lokale support. Werk je met meerdere medewerkers en een kassa in de zaak, dan zit je in de doelgroep.

Het past minder goed als je in je eentje werkt en vooral een boekingslink nodig hebt: dan betaal je voor een kassa en een voorraadmodule die je niet gebruikt. Ook voor behandelpraktijken die uitgebreide behandelnotities per cliënt bijhouden is een salonpakket niet automatisch de juiste keuze — daarover verderop meer.

Wat kost het écht?

Da Vinci publiceert geen open prijslijst; je maakt een gratis account aan om te starten. Dat is gebruikelijk in deze markt, maar het betekent dat je zelf moet doorvragen. Loop vóór dat gesprek deze posten langs, want dit zijn de plekken waar de maandprijs stilletjes oploopt:

• Prijs per medewerker. Vraag wat er gebeurt als je van twee naar vier mensen gaat. Dit is de post die meegroeit met je succes.
• Transactie- of boekingskosten. Een percentage per pinbetaling of per online boeking telt bij een volle agenda harder aan dan het abonnement zelf.
• Zijn herinneringen inbegrepen? SMS-herinneringen worden vaak per bericht afgerekend. Reken uit wat dat kost bij je werkelijke aantal afspraken per maand.
• Voorraadbeheer en rapportages. Zit dit in het basispakket of in een duurdere laag?
• Contractduur en opzegtermijn. Vraag naar de exacte einddatum, niet naar "je kunt altijd stoppen".
• Kosten van migratie. Rekent de leverancier voor het inlezen van je bestaande klantenbestand?

Tel die posten op en zet ze af tegen je omzet. Pas dan vergelijk je appels met appels.

Da Vinci naast een goedkoper alternatief

Ter vergelijking zetten we Da Vinci naast Boona, een beauty-only systeem dat zijn prijs wél openbaar maakt.

De tabel laat vooral zien waar de afweging zit. Boona is goedkoper en transparanter over de prijs; Da Vinci biedt een Nederlandse partij met Nederlandstalige support en een lokale staat van dienst. Wat zwaarder weegt, hangt af van hoe belangrijk je het vindt dat je bij problemen iemand in je eigen taal aan de lijn krijgt. Reken bij een buitenlandse aanbieder ook na of de betaalmethodes die jouw klanten gebruiken worden ondersteund.

AVG: wie mag er bij je klantgegevens?

Een klantenbestand met namen, telefoonnummers en afspraakgeschiedenis bestaat uit persoonsgegevens. Daarmee ben jij verwerkingsverantwoordelijke en heb je een verwerkersovereenkomst met je softwareleverancier nodig. Vraag waar de gegevens staan en hoe lang ze bewaard blijven.

Houd je behandelnotities bij — bij massage-, huidverbeterings- of andere behandelpraktijken gebeurt dat vrijwel altijd — dan wordt het strenger. Gegevens over iemands gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens en vragen om een zwaardere grondslag en passende beveiliging. Een agenda die vooral voor kappers is gebouwd, is daar niet zonder meer geschikt voor. Vraag expliciet of behandelnotities afgeschermd zijn van de rest van de klantkaart.

Overstappen zonder afspraken te verliezen

Wissel je van pakket, dan zit het risico niet in de software maar in de overgang. Deze volgorde beperkt de schade:

1. Exporteer je gegevens vóórdat je opzegt. Klantenbestand, historie en openstaande afspraken. Na sluiting van je account is de toegang meestal weg.
2. Controleer je opzegtermijn. Buiten het opzegvenster stoppen kan betekenen dat je de resterende maanden alsnog betaalt.
3. Laat beide systemen twee tot vier weken naast elkaar lopen, zodat al geboekte afspraken gewoon doorlopen.
4. Vervang je boekingslink overal. Google-bedrijfsprofiel, website, Instagram, e-mailhandtekening. Vergeet je er één, dan blijven boekingen binnenkomen op het oude systeem.
5. Vertel je vaste klanten wat er verandert, het liefst tijdens de afspraak ervóór.
6. Zeg pas op als het nieuwe boek gevuld is, nooit andersom.

Zo maak je de keuze

Wil je een Nederlandse leverancier met support in je eigen taal en vind je een niet-openbare prijs geen bezwaar, dan is Da Vinci een serieuze kandidaat — vraag dan wel de kostenposten hierboven uit. Let je vooral op vaste lasten en wil je vooraf weten wat je betaalt, dan zijn transparant geprijsde alternatieven interessanter. Werk je met gezondheidsgegevens, laat dan de AVG-vraag zwaarder wegen dan het prijsverschil; dat is het punt waarop een verkeerde keuze je het meest kost.

Welk pakket je ook kiest, de winst zit uiteindelijk in automatische herinneringen, een werkbaar annuleringsbeleid en een klantenbestand dat van jou blijft. Onze overige gidsen over boekingssoftware voor salons en praktijken gaan op elk van die onderdelen dieper in.

Veelgestelde vragen